Nye regler om innsyn i aksjeeierboken, aksjeeierregisteret og forvalterregistrerte aksjer

1. februar 2025 trådte en ny forskrift (FOR-2024-11-17-2804) om innsyn i aksjeeierboken, aksjeeierregisteret og forvalterregistreere aksjer i kraft. Reglene utdyper selskapenes lovfestede plikt til å holde aksjeeierboken og aksjeeierregisteret tilgjengelig for enhver (asl. § 4-6 / asal. § 4-5) og den nye regelen i allmennaksjeloven om rett til å be om innsyn i hvem som er eiere av forvalterregistrerte aksjer (ny asal. § 4-5 annet ledd, som trådte i kraft samme dato).

En oppsummering av hovedpunktene i forskriften følger nedenfor.

Innsyn i aksjeeierboken og aksjeeierregisteret:

• Enhver har rett til innsyn i aksjeeierboken og aksjeeierregisteret, jf. asl. § 4-6 / asal. § 4-5 første ledd. Forskriften oppstiller som utgangspunkt at selskapene skal gi innsyn ved å sende en elektronisk kopi per e-post, men skal også tilby innsyn via andre kanaler dersom det bes om det. Selskapet kan imidlertid nekte å etterkomme slik forespørsel hvis det foreligger saklig grunn for det. I vurderingen av om det foreligger "saklig grunn", kan det blant annet legges vekt på om det å etterkomme forespørselen vil innebære særlig ressursbruk hos selskapet, medføre særlige kostnader, kreve en særskilt lisens, eller innebære informasjonssikkerhetsrisiko.
• Selskaper registrert i VPS som tilbyr søkbar innsynsløsning i aksjeeierregisteret (såkalt "offentlig aksjeeierportal"), kan gi innsyn via slik innsynsløsning. Ber noen selskapet om innsyn, kan selskapet avvise kravet ved å henvise til innsynsløsningen. Henvisningen må skje på en slik måte at den som ber om innsyn, enkelt kan finne frem til innsynsløsningen.

Det skal gis innsyn i alle opplysninger som er registrert i aksjeeierboken eller aksjeeierregisteret med unntak av digital adresse, personnummer, bankkontonummer og historisk informasjon. Det skal gis innsyn i aksjeeierboken slik den var på det tidspunktet kravet om innsyn ble mottatt av selskapet, og i aksjeeierregisteret slik det var i VPS ved utløpet av oppgjørsdagen forrige virkedag.

Innsyn i aksjeeierboken skal som hovedregel gis innen tre virkedager fra innsynskravet ble mottatt av selskapet. Innsyn i aksjeeierregisteret skal gis innen én virkedag fra innsynskravet ble mottatt av selskapet.

Innsyn skal som hovedregel gis kostnadsfritt.

Tilgjengeliggjøring av aksjeeierboken og aksjeeierregisteret på generalforsamlingen:

• Styret skal sørge for at aksjeeierboken, alternativt aksjeeierregisteret slik det var på registreringsdatoen for den aktuelle generalforsamlingen, er tilgjengelig på generalforsamlingen. Selskapet bestemmer hvordan tilgjengeliggjøringen skal skje, som i praksis innebærer at plikten kan oppfylles ved å gi innsyn til aksjeeiere som ber om det under møtet.
• I selskaper som har forvalterregistrerte aksjer, skal det legges frem eventuell melding om at eier av forvalterregistrerte aksjer vil møte på selskapets generalforsamling.

Innsyn i eiere av forvalterregistrerte aksjer:

• Fra 1. februar 2025 gir asal. § 4-5 annet ledd enhver rett til å be selskapet om innsyn i eiere av forvalterregistrerte aksjer. Retten skiller seg fra den alminnelige retten til innsyn i aksjeeierregisteret fordi selskapet ikke har oversikt over hvem som eier forvalterregistrerte aksjer. Ved krav om innsyn må selskapet identifisere hvem som eier forvalterregistrerte aksjer ved å be forvalter om å utlevere opplysninger om de bakenforliggende eierne, slik at selskapet deretter kan utlevere opplysningene til den som har bedt om innsyn. Dette kan i praksis medføre en del kostnader for selskapet.
• Ifølge loven kan selskapet kreve å få dekket sine faktiske kostnader i forbindelse med innsynskravet. Forskriften gir detaljerte regler om innsynsprosessen, herunder plikt til å opplyse om dekning av faktiske kostnader, frister, utarbeidelse av sammenstilt oversikt og hvor oppdaterte opplysningene skal være.

Periodisk offentliggjøring av eiere av forvalterregistrerte aksjer:

Selskaper som har forvalterregistrerte aksjer, skal minst én gang i året gjøre tilgjengelig for allmennheten en oversikt over hvem som eier forvalterregistrerte aksjer i selskapet, hvilket land aksjeeier er bosatt og hvor mange aksjer hver enkelt eier. Oversikten skal være kostnadsfritt tilgjengelig senest seks uker før ordinær generalforsamling. Oversikten kan gjøres tilgjengelig ved at selskapet publiserer informasjon på sin nettside om hvordan oversikten kan bestilles, og den skal gjøres tilgjengelig for den som ber om det innen tre dager fra kravet fremsettes.

Link til forskriften.